探讨与日常管理融为一体的管理评审

    目前在一些组织中流行着呆板、僵化、形式主义的管理评审。他们对管理评审的许多规定（包括参加管理评审的人员组成、形式、程序等）都超出了标准要求，已经束缚和制约了最高管理者进行及时、有效的管理评审的积极性。对此，有许多组织认真学习标准，坚持持续改进，重新认识管理评审，并作出有益的探讨，现将他们进行管理评审的新做法加以提炼和概括，供各组织在自己的实践中参考和完善。
    在质量管理体系手册中，对“管理评审”这一过程可以进行如下表述，是否写成“程序”的“形式”都不违反标准：
    5.6 管理评审
    5.6.1评审目的
    厂长负责按照策划（定期和/或临时策划）的时间间隔对本厂的质量管理体系进行评审，找出不适宜、不充分、效果差的问题，加以改进，以确保体系持续的适宜性、充分性和有效性。
    5.6.2评审频次、方法
    A 本厂最高管理者是厂长，因此，管理评审的形式可以是厂长一个人对质量管理体系的评审，也可以是厂长利用本厂的某次会议（如：厂长办公会、厂务会、全厂业务会议、每周汇报会、X X项目组会议、X X委员会会议及其它临时性会议）对质量管理体系的评审；
    B本厂定期策划的管理评审的间隔时间按可接受的惯例最长不超过12个月；厂长还可在任何时候根据输入的信息（见本手册5.6.3），临时策划决定是否需要进行评审，以及时作出质量管理体系和产品的改进和资源需求的决策（见本手册5.6.4）。
    5.6.3 评审输入（内容）
    A为了管理评审的有效性和及时性，每次评审内容可灵活决定，不一定每次都要覆盖标准要求的所有内容，但至少在每年12个月内应覆盖标准规定的以下所有内容：
    a) 审核结果（包括内审、外审、上级或行业监督检查）；
    b) 顾客反馈（包括顾客表扬、抱怨、投诉）；
    c) 过程的业绩（包括过程质量目标的进展、或过程失效问题）和产品的符合性包括出现质量事故）；
    d) 预防和纠正措施的状况（包括为什么没有采取预防措施的状况）；
    e) 以往管理评审的跟踪措施（包括以往决策的改进措施实施并检查其有效性的情况）；
    f) 可以影响质量管理体系的变更（包括厂长或管理者代表、内部机构、质量方针和或质量目标的变更；包括如何在变更时保持体系的完整性）；
    g) 改进的建议；
    B必要时或时间许可时，可以事先组织各部门对拟评审的内容作些口头或书面准备。
    5.6.4评审输出（结果）
    A 为了管理评审的有效性和及时性，管理评审可依据不同的输入信息作出不同内容的输出，不一定每次都要包括（覆盖）与以下方面有关的任何决定和措施，只要在每年12个月内能够包括（覆盖）即可：
    a) 质量管理体系及其过程有效性的改进（包括体系及其过程、质量方针和质量目标的改进和变更）；
    b) 与顾客要求有关的产品（包括服务、硬件、软件和流程性材料）的改进；
    c) 资源（包括人力、物力、财力、时间、技术等）需求；
    B 管理评审决策的措施的内容应包括：决策的事项、应达到的要求或目标、执行人、完成期限、跟踪检查的负责部门及其期限；这些措施的内容应纳入评审记录。
    5.6.5评审记录
    A 每次管理评审都要作出适当记录，作为评审的内容和决策结果的证据；
    B 评审记录可以是厂长本人的笔记、或电脑、或录音、录像带、或各种会议记录等；记录可以使用事先设计好的表格或无表格的纸；但不论记录是何种形式，都应标明评审日期，醒目标明或圈出记录中哪一段落或全部记录是管理评审的内容；
    C 评审作出的决策可以由厂长、或管理者代表、或办公室以任何形式（包括评审记录、或其他书面、或口头通知）通知决策或措施的实施者和跟踪检查者。负责跟踪检查的部门或人员应作好决策或措施是否实施、是否有效的检查记录，并通过办公室及时报告厂长，作为以后管理评审的输入。
    D 办公室负责识别每次评审记录和跟踪检查记录，在台帐或目录上按时间顺序登记评审日期、评审的形式和记录所在处（记录可以保留在厂长处或其他记录者处，不一定集中到办公室），以便检索，并按本手册4.2.4条的要求进行控制。

                                                         （杨裕涛供稿）